最近，我碰巧讀到一篇布倫尼·韋爾(Bronnie Ware)寫的短文《臨終病人的五大憾事》。許多年來，韋爾一直在照護(hù)臨終前返家的病人。這些病人最常出現(xiàn)的遺憾是什么?“希望我曾經(jīng)勇敢地選擇忠于自我的生活，而不是照著別人的期待過日子?！逼浯文?“希望我沒那么努力工作?！?br />
我們可以通過以下兩種方式來理解這些遺憾：1、不要工作得太賣力，要把時(shí)間花在忠于自我的生活上;2、一樣努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。這些事必須忠于自我的生活，是你認(rèn)為重要且有意義的事。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以了解人們之所以感到遺憾，并不是因?yàn)榛敲炊鄷r(shí)間在工作上，而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我們的工作是我們所看重的，能代表忠于自我的生活，我們就會(huì)活得更充實(shí)。當(dāng)我們即將告別人世之時(shí)，就不會(huì)有遺憾。
專注于少數(shù)幾件重要大事
這世界上有太多事要完成，有那么多有趣的人、好玩的活動(dòng)、值得去做的事、有吸引力的機(jī)會(huì)，實(shí)在太難選擇了。所以我們干脆不選，每一樣都來一點(diǎn)?
大多數(shù)的時(shí)間管理方法都有個(gè)問題，那就是它并不是協(xié)助你解決這個(gè)問題，而只是專注于教你怎么以最少的時(shí)間完成所有事。但這是個(gè)錯(cuò)誤，就好比在自助餐廳里每一樣多吃一點(diǎn)，是個(gè)錯(cuò)誤的做法一樣。因?yàn)橄胍瓿伤惺虑椋瑫?huì)讓人抓狂、筋疲力盡。
想從自助餐廳安然撤退，秘訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，秘訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對(duì)于要做什么，必須要有策略;對(duì)于不該做什么，也得痛下決心取舍。
說得再具體一點(diǎn)，我們應(yīng)該專注在少數(shù)幾件事情上。我自己在經(jīng)過多次的嘗試錯(cuò)誤之后，得出的數(shù)字是五件事情。
我決定把這一年的重點(diǎn)放在五件事情上，其中三件與工作有關(guān)，兩件是私人事務(wù)。我做的(幾乎)每件事，都必須屬于這五個(gè)領(lǐng)域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什么是五件事?因?yàn)閷?duì)我來說，這樣似乎運(yùn)作得不錯(cuò)，必須完成的重要事項(xiàng)都包含在內(nèi)，而且不至于筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對(duì)你有效就行了。你會(huì)知道運(yùn)作的效果，因?yàn)槿绻行В阍诿總€(gè)領(lǐng)域都能得到成就感，不會(huì)雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什么是一年?因?yàn)橐簧L，一個(gè)月又太短，用一年來實(shí)現(xiàn)長期重點(diǎn)剛好。我們常以年進(jìn)行思考，像是學(xué)年度、生日、宗教節(jié)日、薪資、紅利、績效評(píng)估，都是在一年期限內(nèi)進(jìn)行，而且一年的時(shí)間剛好足以得到真正的進(jìn)展，卻又不致迷失。
以下是我的五項(xiàng)重點(diǎn)：
·三項(xiàng)與工作有關(guān)：服務(wù)現(xiàn)在的客戶;開發(fā)未來的客戶;寫作及演講。
·兩項(xiàng)與個(gè)人有關(guān)：與家人和朋友相聚;做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關(guān)系，這些并不是目標(biāo)，也不是所有事情都要有個(gè)量化的目標(biāo)。這些是重點(diǎn)領(lǐng)域，是你想要投入時(shí)間的事項(xiàng)。如果你想要的話，可以再為每個(gè)領(lǐng)域設(shè)立特定的目標(biāo)。
你的清單會(huì)不同，因?yàn)槟愫臀也煌?。重點(diǎn)在于你得有意識(shí)地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上?它們必須對(duì)你有重大意義，你才會(huì)投入那么多時(shí)間在上面，并知道你對(duì)時(shí)間使用得當(dāng)。
換句話說，就是在自助餐廳用餐時(shí)，拿一個(gè)可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養(yǎng)又好吃的菜色。
怎樣運(yùn)用時(shí)間才算得當(dāng)?確認(rèn)你的清單能夠運(yùn)用你的能力、包容你的缺點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)你的獨(dú)特之處，并反映出你的熱情，那就對(duì)了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰(zhàn)、與他人合作的機(jī)會(huì)，以及受到認(rèn)可的機(jī)會(huì)。
一旦確認(rèn)能夠反映出上述元素的領(lǐng)域，接下來就得針對(duì)不適合放入盤里的東西，做出困難的決定。
當(dāng)決定好你的五個(gè)重點(diǎn)之后，把95%的時(shí)間用在上面，剩下的5%用來做其他零碎的事：幫忙同事;換機(jī)油;讀完針對(duì)iPad的評(píng)價(jià)，然后排隊(duì)去買一臺(tái)，這些都能運(yùn)用那5%的時(shí)間去完成。但如果這些事占用你20%的時(shí)間，那表示你花太多時(shí)間在別人的要?jiǎng)?wù)或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時(shí)間來進(jìn)行自己的要?jiǎng)?wù)。
有時(shí)，你會(huì)面臨重點(diǎn)之間的沖突;我就曾遇過，那次是TED邀請(qǐng)我去演講。我覺得TED大會(huì)很令人贊嘆，而且演講明顯符合我的“寫作及演講”重點(diǎn)，但日期和我妻子伊蓮娜40歲及她父親70歲的生日晚會(huì)相沖突。最后我決定推掉演講邀請(qǐng)。
并沒有任何公式可幫助你在五個(gè)領(lǐng)域之間做抉擇，但當(dāng)沖突發(fā)生時(shí)，靜下心來想一想，大多數(shù)時(shí)候你會(huì)有答案。如果沒有，那這里提供一種方式：想想看你最近花最多時(shí)間做哪些事，如果其中某個(gè)領(lǐng)域占用的時(shí)間明顯較少，就選它，作為平衡。如果不能決定，那選任何一個(gè)都好，至少你知道兩個(gè)都值得做。
一件一件選定要做的事
你已經(jīng)知道這個(gè)年度首要的五件事是什么。這些事必須成為每日生活的基礎(chǔ)，也就是你的組織結(jié)構(gòu)。想讓你的年度重點(diǎn)工作有進(jìn)展，就必須專心把時(shí)間投入其中，每天都是如此。
這時(shí)，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是制作工作清單，就又多了一項(xiàng)工作。制作工作清單時(shí)，請(qǐng)依據(jù)你的五個(gè)領(lǐng)域來分類，然后加上第六類，并標(biāo)示為“其他5%”。
以我的某一天為例，工作清單會(huì)像這樣：
透過這樣的清單架構(gòu)，把令人手足無措的事項(xiàng)，切分成容易管理又切實(shí)可行的工作區(qū)塊，同時(shí)確保時(shí)間花在對(duì)的地方。光說不練沒有意義，要真的花時(shí)間去做。我的工作清單就是我的計(jì)劃，也是我要投入時(shí)間心力的重點(diǎn)。
這個(gè)架構(gòu)既單純，又有助于專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅于此。它還能提供信息，讓我知道自己怎么處理各項(xiàng)重點(diǎn)領(lǐng)域、各領(lǐng)域之間如何建立關(guān)系，以及為了在各領(lǐng)域取得進(jìn)展所做的努力。
看看前述清單，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在這個(gè)特定日子，“服務(wù)現(xiàn)有的客戶”的比重遠(yuǎn)超過“開發(fā)未來的客戶”。只有一天這樣沒關(guān)系，但如果是長久現(xiàn)象，在整個(gè)月當(dāng)中，關(guān)于現(xiàn)有客戶的工作都填得滿滿的，而對(duì)未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會(huì)知道自己必須調(diào)整，才能讓業(yè)務(wù)成長。
當(dāng)工作時(shí)間發(fā)生沖突，必須有所取舍時(shí)，這個(gè)清單架構(gòu)尤其有用。例如有兩個(gè)會(huì)議都很重要，而我必須擇一參加，這時(shí)就可以根據(jù)自己運(yùn)用時(shí)間的多寡，看哪個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域的活動(dòng)較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顧好自己”的領(lǐng)域，我也只有一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目，但因?yàn)閷懽?、家人和朋友全是我能量的來源，所以沒有關(guān)系。
我也注意到“其他5%”的活動(dòng)總是滿的，這些都是非常行政事務(wù)導(dǎo)向的，而且占據(jù)我超過5%的時(shí)間。這可能表示我應(yīng)該雇用一位行政人員，或該把一些事項(xiàng)延后，直到行程表空出更多的時(shí)間。
只要有條理的把任務(wù)欄成清單，著重在本年度想完成的目標(biāo)，就可以減少令人窒息、動(dòng)彈不得的狀況。
18分鐘輕松管理每一天
你可能不知道：人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，平均每小時(shí)會(huì)被打擾四次，而且有40%不會(huì)回到被打擾前的工作;有將近95%的經(jīng)理人認(rèn)為，最浪費(fèi)他們時(shí)間的三件事是不必要的會(huì)議、不重要的郵件、冗長的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容;而電子郵件與電話造成的分心，會(huì)讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出一倍;一心多用，則會(huì)讓生產(chǎn)力下降40%。
成功者都有一個(gè)管理工作生活的好習(xí)慣，而這個(gè)習(xí)慣可以只占每天的18分鐘：
·上班前花五分鐘，規(guī)劃當(dāng)日工作重點(diǎn)。在打開計(jì)算機(jī)前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項(xiàng)目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項(xiàng)是實(shí)際可行的，能讓你更專注在年度重點(diǎn)上，并讓你在一天結(jié)束時(shí)感到自己過得很有效率而成功?然后，把這些項(xiàng)目從工作列表上挪到日程表。別忘了：要確保列表上的任何項(xiàng)目不會(huì)留在那里超過三天，要么把它們寫入日程表，要么就從清單上拿掉。
·每小時(shí)花一分鐘，重新聚焦。把手表、手機(jī)或計(jì)算機(jī)設(shè)定成每小時(shí)響一次，然后開始針對(duì)日程表上面列的事項(xiàng)工作。當(dāng)鬧鐘響起，深呼吸，問問自己，過去一個(gè)小時(shí)是否有效率。然后看一下日程表，有意識(shí)地承諾自己要如何度過下一個(gè)小時(shí)。一小時(shí)接著一小時(shí)地管理每一天，別讓時(shí)間來管理你。
·下班前花五分鐘，誠實(shí)檢討并反省自己。在一天工作即將結(jié)束之際，關(guān)上計(jì)算機(jī)，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何?今天學(xué)到了什么?需要向誰回復(fù)最新消息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應(yīng)該聯(lián)絡(luò)的人聯(lián)系。
每天給自己18分鐘。你將學(xué)會(huì)如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾;除了管理自己，還要熟知如何設(shè)定界線，以防別人浪費(fèi)自己的時(shí)間;不必忙于搞定所有的事，而要在有限時(shí)間內(nèi)完成真正重要的事。站高一點(diǎn)看自己，心靈富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是戰(zhàn)略咨詢師。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以了解人們之所以感到遺憾，并不是因?yàn)榛敲炊鄷r(shí)間在工作上，而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我們的工作是我們所看重的，能代表忠于自我的生活，我們就會(huì)活得更充實(shí)。當(dāng)我們即將告別人世之時(shí)，就不會(huì)有遺憾。
專注于少數(shù)幾件重要大事
這世界上有太多事要完成，有那么多有趣的人、好玩的活動(dòng)、值得去做的事、有吸引力的機(jī)會(huì)，實(shí)在太難選擇了。所以我們干脆不選，每一樣都來一點(diǎn)?
大多數(shù)的時(shí)間管理方法都有個(gè)問題，那就是它并不是協(xié)助你解決這個(gè)問題，而只是專注于教你怎么以最少的時(shí)間完成所有事。但這是個(gè)錯(cuò)誤，就好比在自助餐廳里每一樣多吃一點(diǎn)，是個(gè)錯(cuò)誤的做法一樣。因?yàn)橄胍瓿伤惺虑椋瑫?huì)讓人抓狂、筋疲力盡。
想從自助餐廳安然撤退，秘訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，秘訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對(duì)于要做什么，必須要有策略;對(duì)于不該做什么，也得痛下決心取舍。
說得再具體一點(diǎn)，我們應(yīng)該專注在少數(shù)幾件事情上。我自己在經(jīng)過多次的嘗試錯(cuò)誤之后，得出的數(shù)字是五件事情。
我決定把這一年的重點(diǎn)放在五件事情上，其中三件與工作有關(guān)，兩件是私人事務(wù)。我做的(幾乎)每件事，都必須屬于這五個(gè)領(lǐng)域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什么是五件事?因?yàn)閷?duì)我來說，這樣似乎運(yùn)作得不錯(cuò)，必須完成的重要事項(xiàng)都包含在內(nèi)，而且不至于筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對(duì)你有效就行了。你會(huì)知道運(yùn)作的效果，因?yàn)槿绻行В阍诿總€(gè)領(lǐng)域都能得到成就感，不會(huì)雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什么是一年?因?yàn)橐簧L，一個(gè)月又太短，用一年來實(shí)現(xiàn)長期重點(diǎn)剛好。我們常以年進(jìn)行思考，像是學(xué)年度、生日、宗教節(jié)日、薪資、紅利、績效評(píng)估，都是在一年期限內(nèi)進(jìn)行，而且一年的時(shí)間剛好足以得到真正的進(jìn)展，卻又不致迷失。
以下是我的五項(xiàng)重點(diǎn)：
·三項(xiàng)與工作有關(guān)：服務(wù)現(xiàn)在的客戶;開發(fā)未來的客戶;寫作及演講。
·兩項(xiàng)與個(gè)人有關(guān)：與家人和朋友相聚;做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關(guān)系，這些并不是目標(biāo)，也不是所有事情都要有個(gè)量化的目標(biāo)。這些是重點(diǎn)領(lǐng)域，是你想要投入時(shí)間的事項(xiàng)。如果你想要的話，可以再為每個(gè)領(lǐng)域設(shè)立特定的目標(biāo)。
你的清單會(huì)不同，因?yàn)槟愫臀也煌?。重點(diǎn)在于你得有意識(shí)地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上?它們必須對(duì)你有重大意義，你才會(huì)投入那么多時(shí)間在上面，并知道你對(duì)時(shí)間使用得當(dāng)。
換句話說，就是在自助餐廳用餐時(shí)，拿一個(gè)可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養(yǎng)又好吃的菜色。
怎樣運(yùn)用時(shí)間才算得當(dāng)?確認(rèn)你的清單能夠運(yùn)用你的能力、包容你的缺點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)你的獨(dú)特之處，并反映出你的熱情，那就對(duì)了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰(zhàn)、與他人合作的機(jī)會(huì)，以及受到認(rèn)可的機(jī)會(huì)。
一旦確認(rèn)能夠反映出上述元素的領(lǐng)域，接下來就得針對(duì)不適合放入盤里的東西，做出困難的決定。
當(dāng)決定好你的五個(gè)重點(diǎn)之后，把95%的時(shí)間用在上面，剩下的5%用來做其他零碎的事：幫忙同事;換機(jī)油;讀完針對(duì)iPad的評(píng)價(jià)，然后排隊(duì)去買一臺(tái)，這些都能運(yùn)用那5%的時(shí)間去完成。但如果這些事占用你20%的時(shí)間，那表示你花太多時(shí)間在別人的要?jiǎng)?wù)或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時(shí)間來進(jìn)行自己的要?jiǎng)?wù)。
有時(shí)，你會(huì)面臨重點(diǎn)之間的沖突;我就曾遇過，那次是TED邀請(qǐng)我去演講。我覺得TED大會(huì)很令人贊嘆，而且演講明顯符合我的“寫作及演講”重點(diǎn)，但日期和我妻子伊蓮娜40歲及她父親70歲的生日晚會(huì)相沖突。最后我決定推掉演講邀請(qǐng)。
并沒有任何公式可幫助你在五個(gè)領(lǐng)域之間做抉擇，但當(dāng)沖突發(fā)生時(shí)，靜下心來想一想，大多數(shù)時(shí)候你會(huì)有答案。如果沒有，那這里提供一種方式：想想看你最近花最多時(shí)間做哪些事，如果其中某個(gè)領(lǐng)域占用的時(shí)間明顯較少，就選它，作為平衡。如果不能決定，那選任何一個(gè)都好，至少你知道兩個(gè)都值得做。
一件一件選定要做的事
你已經(jīng)知道這個(gè)年度首要的五件事是什么。這些事必須成為每日生活的基礎(chǔ)，也就是你的組織結(jié)構(gòu)。想讓你的年度重點(diǎn)工作有進(jìn)展，就必須專心把時(shí)間投入其中，每天都是如此。
這時(shí)，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是制作工作清單，就又多了一項(xiàng)工作。制作工作清單時(shí)，請(qǐng)依據(jù)你的五個(gè)領(lǐng)域來分類，然后加上第六類，并標(biāo)示為“其他5%”。
以我的某一天為例，工作清單會(huì)像這樣：
透過這樣的清單架構(gòu)，把令人手足無措的事項(xiàng)，切分成容易管理又切實(shí)可行的工作區(qū)塊，同時(shí)確保時(shí)間花在對(duì)的地方。光說不練沒有意義，要真的花時(shí)間去做。我的工作清單就是我的計(jì)劃，也是我要投入時(shí)間心力的重點(diǎn)。
這個(gè)架構(gòu)既單純，又有助于專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅于此。它還能提供信息，讓我知道自己怎么處理各項(xiàng)重點(diǎn)領(lǐng)域、各領(lǐng)域之間如何建立關(guān)系，以及為了在各領(lǐng)域取得進(jìn)展所做的努力。
看看前述清單，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在這個(gè)特定日子，“服務(wù)現(xiàn)有的客戶”的比重遠(yuǎn)超過“開發(fā)未來的客戶”。只有一天這樣沒關(guān)系，但如果是長久現(xiàn)象，在整個(gè)月當(dāng)中，關(guān)于現(xiàn)有客戶的工作都填得滿滿的，而對(duì)未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會(huì)知道自己必須調(diào)整，才能讓業(yè)務(wù)成長。
當(dāng)工作時(shí)間發(fā)生沖突，必須有所取舍時(shí)，這個(gè)清單架構(gòu)尤其有用。例如有兩個(gè)會(huì)議都很重要，而我必須擇一參加，這時(shí)就可以根據(jù)自己運(yùn)用時(shí)間的多寡，看哪個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域的活動(dòng)較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顧好自己”的領(lǐng)域，我也只有一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目，但因?yàn)閷懽?、家人和朋友全是我能量的來源，所以沒有關(guān)系。
我也注意到“其他5%”的活動(dòng)總是滿的，這些都是非常行政事務(wù)導(dǎo)向的，而且占據(jù)我超過5%的時(shí)間。這可能表示我應(yīng)該雇用一位行政人員，或該把一些事項(xiàng)延后，直到行程表空出更多的時(shí)間。
只要有條理的把任務(wù)欄成清單，著重在本年度想完成的目標(biāo)，就可以減少令人窒息、動(dòng)彈不得的狀況。
18分鐘輕松管理每一天
你可能不知道：人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，平均每小時(shí)會(huì)被打擾四次，而且有40%不會(huì)回到被打擾前的工作;有將近95%的經(jīng)理人認(rèn)為，最浪費(fèi)他們時(shí)間的三件事是不必要的會(huì)議、不重要的郵件、冗長的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容;而電子郵件與電話造成的分心，會(huì)讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出一倍;一心多用，則會(huì)讓生產(chǎn)力下降40%。
成功者都有一個(gè)管理工作生活的好習(xí)慣，而這個(gè)習(xí)慣可以只占每天的18分鐘：
·上班前花五分鐘，規(guī)劃當(dāng)日工作重點(diǎn)。在打開計(jì)算機(jī)前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項(xiàng)目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項(xiàng)是實(shí)際可行的，能讓你更專注在年度重點(diǎn)上，并讓你在一天結(jié)束時(shí)感到自己過得很有效率而成功?然后，把這些項(xiàng)目從工作列表上挪到日程表。別忘了：要確保列表上的任何項(xiàng)目不會(huì)留在那里超過三天，要么把它們寫入日程表，要么就從清單上拿掉。
·每小時(shí)花一分鐘，重新聚焦。把手表、手機(jī)或計(jì)算機(jī)設(shè)定成每小時(shí)響一次，然后開始針對(duì)日程表上面列的事項(xiàng)工作。當(dāng)鬧鐘響起，深呼吸，問問自己，過去一個(gè)小時(shí)是否有效率。然后看一下日程表，有意識(shí)地承諾自己要如何度過下一個(gè)小時(shí)。一小時(shí)接著一小時(shí)地管理每一天，別讓時(shí)間來管理你。
·下班前花五分鐘，誠實(shí)檢討并反省自己。在一天工作即將結(jié)束之際，關(guān)上計(jì)算機(jī)，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何?今天學(xué)到了什么?需要向誰回復(fù)最新消息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應(yīng)該聯(lián)絡(luò)的人聯(lián)系。
每天給自己18分鐘。你將學(xué)會(huì)如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾;除了管理自己，還要熟知如何設(shè)定界線，以防別人浪費(fèi)自己的時(shí)間;不必忙于搞定所有的事，而要在有限時(shí)間內(nèi)完成真正重要的事。站高一點(diǎn)看自己，心靈富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是戰(zhàn)略咨詢師。
