機(jī)關(guān)公文是應(yīng)用文大家族中十分重要的一種，它是黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、軍隊機(jī)關(guān)等在管理協(xié)調(diào)中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書。

　　一,公文的功能

　　(一)公文的涵義與特點(diǎn)

　　公務(wù)文書,又叫公務(wù)文件,簡稱公文,是法定機(jī)關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán),實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,指示答復(fù)問題,指導(dǎo),布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具.

　　公文分類

　　按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類:

　　1.通用文書

　　(1)法定公文

　　(2)事務(wù)文書

　　2.專用文書

　　財經(jīng)文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等

　　公文的主要特點(diǎn):

　　1.法定性

　　2.政策性

　　3.實(shí)用性

　　4.時效性

　　5.規(guī)范性

　　(二)公文的作用(功能)

　　1.決策與領(lǐng)導(dǎo)作用(最主要的作用)

　　2.強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用

　　3.依據(jù)和憑證作用

　　4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用

　　5.宣傳與教育作用

　　二,公文的文體,結(jié)構(gòu),格式與稿本

　　(一)公文的文體

　　公文的文體是指公文的表達(dá)方式.屬應(yīng)用文體,但它又不同于一般的應(yīng)用文,具有自身的特殊屬性:

　　1.公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng).

　　2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達(dá)方式.

　　(二)公文的結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu),具有規(guī)范性和相對確定性.

　　公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標(biāo)題,主送機(jī)關(guān),正文,附件說明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機(jī)關(guān),印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成.

　　(三)公文的格式(重點(diǎn)內(nèi)容)

　　公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定.

　　1.公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

　　公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙.紙張白度為85%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5~9.5.

　　2.公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm).

　　(2)公文頁邊與版心尺寸:

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm

　　公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm

　　版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)

　　a4型公文用紙頁邊及版心尺寸

　　3.公文中圖文的顏色

　　未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.

　　4.排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1)排版規(guī)格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.

　　(2)制版要求:版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不超過1mm.

　　(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實(shí),均勻;字面不花,不白,無斷劃.

　　(4)裝訂要求:公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .

　　5.公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.

　　(1)眉首

　　公文份數(shù)序號:用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行.

　　秘密等級和保密期限:標(biāo)識秘密等級,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1字

　　下行,平行公文首頁格式

　　上報公文首頁版式

　　緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標(biāo)識緊急程度,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識:由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對于上報的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識.字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前,"文件"二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文,標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號 .

　　發(fā)文字號:由發(fā)文機(jī)關(guān)代字,年份和序號組成.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱(1995不能簡寫成95,XX不能寫成04),用六角中括號"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.

　　注意:用直角中括號"茂××[XX]10號",用小括號"茂××(XX)10號"都是不規(guī)范的.

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.

　　簽發(fā)人:上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè).發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名.如有多個簽發(fā)人(會簽人),主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 ,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm.

　　(2)主體

　　公文標(biāo)題:紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字(常見的公文標(biāo)題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng).