在日常工作中，處理公文是公務員的必備工作，那么有好的公文基礎對于勝任公務員崗位至關重要，從近幾年的考試來看，經(jīng)常出現(xiàn)公文題，尤其是最新的《黨政機關公文處理工作條例》成為了熱門考點，重點講解公文的概念和特點，以及有哪些類型的公文。

　　1.公文的概念

　　公文是公務文書的簡稱，指在公務活動中按一定程序和格式形成和使用的、表述社會集團意志的文字材料。公文有廣義與狹義之分。廣義的公文，范圍包括法定公文、專用公文和事務文書;狹義的公文，僅指法定公文和專用公文。

　　法定公文又稱通用公文，是指在黨政機關、團體、企事業(yè)單位中普遍通行適用的，具有法定效力和規(guī)范體式的公文。

　　專用公文，是指局限在一定的工作部門和特定的業(yè)務范圍內根據(jù)特殊需要而使用的公文。

　　事務文書又稱業(yè)務文書或日用文書，是機關、團體、企事業(yè)單位處理日常事務所使用的非正式文件的統(tǒng)稱，如計劃、總結、簡報、報表、記錄、調查報告等。

　　2.公文的特點

　　公文作為一種特定的文書材料，具有特定的功能，因而也就具有自己的特點。公文的主要特點可以歸納為三個方面，即法定作者、法定效力和特定體式。

　　(1)法定作者

　　法定作者，就是指依法成立并能以自己的名義行使權力、承擔義務的組織或個人。各級黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位，凡是依法建立并合法存在的，均可依據(jù)自己的職能和權限范圍制發(fā)文件，它們都是公文的法定作者。

　　公文大多是以機關的名義制發(fā)的，但有時也以領導人名義制發(fā)，如命令、議案等文種，都在文件上簽署個人的姓名。領導人是由法定組織通過選舉、委任等法定程序產生的，以領導人名義發(fā)布公文，是代表其所在機關依法行使職權，所以他們也是公文的法定作者。

　　公文的撰擬，一般由秘書或業(yè)務部門人員起草，有時組織寫作班子分頭執(zhí)筆。這些草擬公文的人員，都不能視為公文的法定作者。他們是機關的代言人，是受命寫作的。法定作者這一特點，體現(xiàn)了公文高度的嚴肅性。任何未經(jīng)法定程序核準的組織不得制發(fā)公文，也不允許任何人假冒法定組織發(fā)布公文。偽造、變造國家機關公文的，將按擾亂公共秩序罪依法懲處。

　　(2) 法定效力

　　公文法定效力的大小取決于兩方面：一是制發(fā)機關地位的高低和職權范圍的大小;二是公文內容的重要程度。此外，公文的法定效力具有一定的時間性，被稱為公文的時效。

　　公文是處理公務的工具，是機關的喉舌。制發(fā)公文，是各級機關根據(jù)其合法地位行使職權的一種重要形式。公文的權威性和行政約束力，來自它的制發(fā)機關的權威和合法地位，如黨中央、國務院的文件體現(xiàn)了黨和國家的意志，具有最高的權威性;省委、省政府的文件在全省范圍內具有法定效力。又如法規(guī)性、指揮性公文，其法定效力高于一般的知照性、事務性公文。另外，沒有一份公文是永遠有效的。隨著形勢的發(fā)展、情況的變化，舊的文件就會被新的文件所代替;某項工作一旦結束，那么相關的公文也就完成了它的使命，不再具有現(xiàn)實效用。失去現(xiàn)實價值的公文，經(jīng)立卷歸檔，可以發(fā)揮歷史效用，以備查閱和參考。

　　(3) 特定體式

　　特定體式，就是指特定的體例格式，包括統(tǒng)一的種類、名稱、格式以及辦理程序。為了維護公文的權威性、嚴肅性、準確性，提高辦事效率，黨和國家作了許多具體規(guī)定，撰制公文時必須嚴格遵守。

　　《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定了行政公文的種類及其名稱。每一種公文，都有特定的適用范圍，具有特定的作用。公文撰制者必須正確地選擇和使用文種。

　　公文的格式，指公文的結構要素及其編排形式。結構要素有的屬于必備要素，如標題、正文等;有的屬于附加標記，如秘密等級等。編排形式，包括各組成要素在頁面上的安排以及用紙、字體等方面的要求。

　　公文有一整套獨特、固定的處理方式，這就是辦文程序。如收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序;發(fā)文辦理包括復核、登記、印制、核發(fā)等程序。這些程序都不能隨意省略或顛倒。

　　3.公文寫作的語言特點

　　公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。

　　4.公文的類別

　　公文可以從不同的角度進行分類。常用的分類方法有六種，其中第一種是按適用范圍劃分，分出的種類簡稱為文種，這是最基本的分類單位，有些其他類別就是在這一基礎上再行劃分的。

　　(1) 按適用范圍分類

　　《黨政機關公文處理工作條例》第8條將公文分為15類：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

　　(2) 按公文來源分類

　　按公文的來源，可分為收文和發(fā)文兩種。

　　收文是指本機關收到上級、下級及不相隸屬機關單位所制發(fā)的文件。發(fā)文是指本機關擬制并向外發(fā)送的文件。這種劃分并不是絕對的，就具體公文而言，往往有兼類或相互轉化的現(xiàn)象。例如，收到的上級機關文件有時需向本機關的下屬機關轉發(fā)，收文就轉化為發(fā)文。

　　按來源劃分公文種類，是公文處理最基礎的工作。掌握這一分類方法，方可按不同的目的要求、不同的處理程序來辦理公文。

　　(3) 按行文方向分類

　　按行文方向區(qū)分公文，是對發(fā)文的進一步分門別類，可分為下行文、上行文、平行文三種。

　　下行文是指向所屬下級機關發(fā)送的公文。屬于這一類的文種最多，有命令(令)、決定、通知、公告、通告、通報、批復、紀要等。上行文是指向所屬上級機關呈送的公文，主要文種有報告和請示。平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間往來的行文，最常用的是函。議案是各級人民政府向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項的，通常也把它劃歸平行文一類。

　　從絕大多數(shù)文種看，行文方向都是固定的，如請示、報告只用于上行文，決定、通報、批復只用于下行文。擬稿時必須按行文關系正確選用文種，不能相互混淆。