一、公文的撰制
公文是國家行政機關的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執(zhí)行。
（一）內容要求
任何類型的公文，不論其發(fā)文機關和發(fā)文目的是什么，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。
1.嚴守法規(guī)。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規(guī)相抵觸，應及時向領導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。
2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯(lián)系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。
（二）格式要求
公文是一種規(guī)范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。
1.選擇恰當文種。國務院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。
正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機關權限范圍和行文機關之間的不同關系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據(jù)本機關的職權地位和發(fā)文目的選擇恰當文種，采取相應格式。
2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。
其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號。文件名稱，由發(fā)文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機關的發(fā)文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。
其二，正文。正文包括以下七部分內容。
一是公文標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關于在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機關，或已在文尾注明了發(fā)文機關，公文標題即可省略發(fā)文機關；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數(shù)太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。
二是主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。
三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之后。
四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。
五是發(fā)文機關。即公文的法定作者名稱，應采用機關全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯(lián)合行文時，應將主發(fā)機關排列在前。
六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機關下方，使用年月日全稱。
七是印章。即發(fā)文機關對公文的效力負責的憑證，蓋于發(fā)文機關名稱和發(fā)文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三個部分。
一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內容范疇、主題內容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。
二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。
三是制發(fā)機構和制發(fā)時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。
其四，標記。標記包括四個部分的內容。
一是秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。
二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。
三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。
四是印刷份數(shù)。指該公文的實際印制數(shù)量，用括號標注在文件左下方。
另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。
例一 格式規(guī)范的公文樣式
