外事文書是國與國之間，外交代表機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門進(jìn)行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全體現(xiàn)國家當(dāng)前的對外方針政策和有關(guān)法規(guī)。即使是禮節(jié)性函件，如果格式、行文或內(nèi)容不合常規(guī)，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關(guān)系。因此，在外事文書的草擬和發(fā)送方面要求很嚴(yán)格，要做到文字嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發(fā)文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態(tài)度，不能有半點(diǎn)馬虎。幾種外事文書1.照會照會指國家之間用于外交方面有關(guān)事宜的通知，有關(guān)問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態(tài)等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成，一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，如蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或授權(quán)的外交官簽名。正式照會和普通照會的區(qū)別主要在于它們使用范圍不同。正式照會用于：一是重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，對某國承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。普通照會用于進(jìn)行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)和交際往來。由于外事文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會。普通照會以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C(jī)關(guān)的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機(jī)關(guān)可寫“各國駐××國外交代表機(jī)關(guān)”。2.對外函件對外函件（包括外交函件），指國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門各機(jī)構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員與機(jī)構(gòu)的書信。根據(jù)內(nèi)容情況，凡涉及重要內(nèi)容的，為正式函件；凡屬事務(wù)性和禮節(jié)性的內(nèi)容，并由有關(guān)人員簽署的國家領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信應(yīng)屬外交函件。3.備忘錄備忘錄是一國與別國外交代表機(jī)關(guān)之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進(jìn)行外交交涉時，說明有關(guān)事實(shí)、立場和法律的觀點(diǎn)，或者辯駁對方觀點(diǎn)，或者重申某些外交會談內(nèi)容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實(shí)。在會談或交涉中為了對方便于記錄談話的內(nèi)容避免誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點(diǎn)用備忘錄送交對方。為了敘述事實(shí)或陳述、補(bǔ)充自己的觀點(diǎn)、意見或駁復(fù)對方的觀點(diǎn)、意見，如果用照會過于鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。4.外事電報外事電報指各級國家部門、機(jī)構(gòu)及人員同外國相應(yīng)機(jī)構(gòu)及人員進(jìn)行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務(wù)性聯(lián)系而制發(fā)的一種簡要文書。抬頭應(yīng)寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發(fā)電人職銜、全名或機(jī)構(gòu)名稱和發(fā)報地點(diǎn)。外事文書的文體要求使用外事文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對外函件，不要用照會格式等等。人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱。以機(jī)構(gòu)名義書寫的對外函件也用第三人稱。簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權(quán)代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據(jù)實(shí)際情況書寫?？吞子谜Z要與格式相適應(yīng)。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機(jī)關(guān)發(fā)的對外文書也不用這一套語，照會結(jié)尾的致敬語使用時要注意與對方的身份、關(guān)系和場合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后面另起一段。稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡稱。文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時用全稱，以后可用簡稱。有些國家由于發(fā)生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注意，應(yīng)符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。我國對外文書格式范例正式照會：××國總統(tǒng)×××閣下閣下：×××××××××。順致最崇高的敬意。中華人民共和國主席（簽字）一九九×年×月×日于××普通照會例一：通知協(xié)定生效（××）部×字第××號××國駐華大使館：中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，并謹(jǐn)通知如下：中華人民共和國政府對于一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協(xié)定已履行了法律手續(xù)。鑒于××政府已于一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批準(zhǔn)了該協(xié)定，根據(jù)協(xié)定第×條的規(guī)定，該協(xié)定將自本照會發(fā)出之日起正式生效。順致最崇高的敬意。（蓋外交部帶國徽銅?。┮痪拧痢聊辍猎隆寥沼诒本┢胀ㄕ諘荷晔鰬B(tài)度（××）×（省名簡稱）外字第××號××國駐上?？傤I(lǐng)事館：××省人民政府外事辦公室向××國駐上?？傤I(lǐng)事館致意，并謹(jǐn)就×××問題申述如下：×××××××××××××××。順致最崇高的敬意。（蓋××省人民政府外事辦公室?guī)浙~?。┮痪拧痢聊辍猎隆劣凇痢疗胀ㄕ諘荷贽k領(lǐng)事認(rèn)證事宜×（省名簡稱）外（1995）認(rèn)字第××號××國駐上海總領(lǐng)事館：××省人民政府外事辦公室向××國駐上?？傤I(lǐng)事館致意，并請對×××公司的全權(quán)委托書，計壹份，公證書上××省人民政府外事辦公室印章和出國管理處處長×××簽字予以認(rèn)證。順致崇高的敬意。（蓋××省外辦帶國徽章）一九九五年×月×日于××對外函件例一：吊唁××國××州州長××閣下閣下：驚聞××州××（職銜）××先生仙逝。我謹(jǐn)代表××省政府并以我個人的名義向你，并通過你向××州政府和××先生的家人，表示深切的哀悼。中國××省省長（簽字）一九九×年×月×日×于××對外函件例二：通知××國駐××總領(lǐng)事館：我辦根據(jù)我國有關(guān)部門的決定，現(xiàn)通知貴總領(lǐng)館如下事項：××××××××××××。順致崇高的敬意。（××省外辦印）一九××年×月×日于××便函例一：婉拒親愛的×××先生：蒙您邀請我參加圣誕晚會，甚為感謝。因我近日身體不適，不能前往，特致歉意。祝您愉快?！痢痢粒ê炞郑┮痪拧痢聊辍猎隆寥沼凇痢羵渫浝唬簩ν獗響B(tài)××國總理致××國總理×××的備忘錄一、中國政府歡迎并且支持一九××年×月×日至×日在××舉行的××××?xí)h為促進(jìn)中×兩國解決××問題所作的努力。二、××××××××××××。以上兩點(diǎn)只在中×雙方官員會晤以前和會晤期間有效，不影響雙方官員在會晤中提出的其他建議和作出的最后決定。一九××年×月×日于××注：此件是作為照會附件發(fā)出的備忘錄。備忘錄例二：陳述意見。 備 忘 錄 根據(jù)××州政府關(guān)于簽訂××××協(xié)定的建議，××省政府表示同意進(jìn)行簽訂該項協(xié)定的談判?！痢潦≌囊庖姡凇痢痢痢羺f(xié)定中應(yīng)包括下列各款：××××…………當(dāng)然上述各款可按雙方愿望補(bǔ)充或變更。請將上述事宜轉(zhuǎn)達(dá)貴州政府。一九××年×月×日于××注：此件為面交備忘錄電報例一：賀電×××（日本×縣首府名稱）×××縣知事×××閣下：欣聞閣下連任貴縣知事之際，我謹(jǐn)向閣下表示祝賀。祝貴縣在閣下的領(lǐng)導(dǎo)下繁榮昌盛，人民幸福。中國××省人民政府省長×××一九××年×月×日于××電報例二：慰問電×××（州首府名稱）×××州長××閣下：驚悉閣下因車禍負(fù)傷，謹(jǐn)向閣下表示誠摯的慰問。中國××省人民政府省長×××一九××年×月×日于××電報例三：祝壽××××（日本縣首府名稱）××縣日中友好協(xié)會會長×××先生：在您××歲壽誕之際，我代表××省人民對外友好協(xié)會，并以我個人的名義，向您表示衷心的祝賀。祝您健康長壽。中國××省人民對外友好協(xié)會會長×××一九××年×月×日于××來源：中國外交網(wǎng)