文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí)，掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。下面就是小編整理的文秘考專業(yè)知識(shí)，一起來看一下吧。

　　第一節(jié) 秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　(一)制定秘書定義的要點(diǎn)

　　1.秘書活動(dòng)的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者;

　　2.秘書活動(dòng)的根本職能是輔助管理;

　　3.秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)。

　　(二)教材給出的定義

　　秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。

　　(三)其他定義

　　1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。

　　2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個(gè)人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。

　　3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　(一)縱向分類(秘書的層次)

　　1.秘書所在單位的級(jí)別有高有低，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。

　　2.同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：

　　(1)初級(jí)秘書：主要從事一般日常工作;

　　(2)中級(jí)秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

　　(3)高級(jí)秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個(gè)等級(jí)線：初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)秘書，在知識(shí)要求和技能要求上各有不同。

　　(二)橫向分類(秘書的類別)

　　1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會(huì)各行各業(yè)。

　　2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。

　　(1)“生活秘書”這一類型確實(shí)存在過，不能簡(jiǎn)單地予以否定;

　　(2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。

　　第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)

　　一、秘書機(jī)構(gòu)的定義

　　秘書機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦公機(jī)構(gòu)，也叫辦事機(jī)構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并在機(jī)關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。

　　二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

　　(一)比較兩類機(jī)構(gòu)

　　1.職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”)

　　2.綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補(bǔ)缺。

　　(二)秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu)，也非職能性機(jī)構(gòu)。

　　三、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)

　　(一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān);

　　(二)綜合性：活動(dòng)內(nèi)容綜合性強(qiáng);

　　(三)輔助性：活動(dòng)形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。

　　四、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置

　　(一)總原則：必須適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要。

　　(二)具體要求：

　　1.凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu);

　　(獨(dú)立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員，能獨(dú)立行使一定權(quán)力的實(shí)體單位。)

　　2.秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡(jiǎn)、合理、高效的要求;

　　3.秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。

　　五、秘書機(jī)構(gòu)的任務(wù)

　　(一)總括：

　　1.秘書機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。

　　2.辦文、辦會(huì)、辦事是中外秘書機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)的概括。

　　(二)分述：

　　1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))

　　(1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見和建議)

　　(2)信息工作(向決策者及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整、有用的信息)

　　(3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo)、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系)

　　(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)

　　2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨(dú)有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))

　　(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)

　　(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對(duì)其中具有存查價(jià)值的那部分進(jìn)行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)

　　(3)會(huì)務(wù)工作(為了開好會(huì)議而開展的一系列準(zhǔn)備、組織工作)

　　(4)接待工作(可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)

　　(5)保密工作(保守國(guó)家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室)

　　3.事務(wù)性工作(主要指處理機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等)

　　六、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

　　(一)秘書機(jī)構(gòu)只直接對(duì)所屬機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)

　　秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)下一級(jí)或上一級(jí)秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級(jí)秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對(duì)的封閉性。

　　這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營(yíng)”。

　　(二)秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系

　　1.縱向聯(lián)系

　　2.橫向聯(lián)系

　　七、各類秘書機(jī)構(gòu)(略)

　　第三節(jié) 秘書工作

　　一、秘書工作的定義

　　秘書工作是秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對(duì)象而開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng)，其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān)，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理決策大計(jì)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。

　　二、秘書工作的主要內(nèi)容

　　(一)主要內(nèi)容

　　1.事務(wù)管理

　　2.中介溝通

　　3.文書工作

　　4.信息工作

　　5.參謀輔助

　　6.會(huì)務(wù)操辦

　　7.綜合協(xié)調(diào)

　　8.督促檢查

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　　一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)可以分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，包括語(yǔ)文、歷史、地理、外語(yǔ)等;另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，包括物理、化學(xué)、生物等知識(shí)。這些知識(shí)對(duì)其秘書工作起著直接或間接的作用。

　　(二)專業(yè)知識(shí)

　　專業(yè)知識(shí)是指秘書人員應(yīng)該具備的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括應(yīng)用文寫作、文書制作和文書檔案管理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會(huì)議組織、信訪工作、信息科學(xué)和公共關(guān)系知識(shí)等。由于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系最為緊密，因此秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策管理過程中發(fā)揮著重要作用，所以，具備基本的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的管理學(xué)知識(shí)，對(duì)于提高秘書工作效率，實(shí)現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化意義重大。

　　(三)行業(yè)知識(shí)

　　行業(yè)知識(shí)是指秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的秘書人員必須具備行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的秘書人員必須具備企業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)，而處于教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員也應(yīng)具備各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，秘書在日常工作中必然會(huì)大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，如果不了解這些知識(shí)就有可能對(duì)所處理事務(wù)的輕重緩急不甚清楚，進(jìn)而有可能造成失誤或損失。

　　(四)相關(guān)知識(shí)

　　所謂相關(guān)知識(shí)是指秘書人員為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需要而應(yīng)該加以進(jìn)修的知識(shí)，屬于秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。通過這些專業(yè)的學(xué)習(xí)，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領(lǐng)域。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著我國(guó)各項(xiàng)改革措施的不斷深化，有些專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書工作和秘書活動(dòng)。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué)，有助于秘書人員更好地認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺地、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動(dòng)，還有些知識(shí)可以幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、信息傳播學(xué)等等。

　　秘書人員應(yīng)根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對(duì)性地、有目的性地建構(gòu)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，“終身學(xué)習(xí)”的理念正在逐步深入人心，日益成為對(duì)各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求。秘書從業(yè)人員也應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際狀況有意識(shí)地?cái)U(kuò)大知識(shí)面，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與行業(yè)知識(shí)的廣度和深度。

　　二、秘書人員的能力要求

　　秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：

　　(一)表達(dá)能力

　　秘書工作的表達(dá)能力包括語(yǔ)言表達(dá)能力和文字表達(dá)能力，“能說會(huì)寫”是對(duì)秘書工作的基本能力要求，也是秘書人員給人的第一印象。

　　1.語(yǔ)言表達(dá)能力

　　秘書雖然很少有機(jī)會(huì)親自走上發(fā)言臺(tái)，但是上傳下達(dá)、匯報(bào)情況、接待來訪、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無(wú)時(shí)無(wú)刻不在考驗(yàn)著秘書人員的語(yǔ)言表達(dá)能力。因此語(yǔ)言表達(dá)能力作為秘書人員必備的基本能力，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應(yīng)敏捷，應(yīng)對(duì)自如;二要表達(dá)準(zhǔn)確，分寸適當(dāng);三要口齒清楚，流暢清晰;四要態(tài)度從容，表達(dá)圓滿;五要針對(duì)不同對(duì)象，選用不同語(yǔ)言，講究說話的藝術(shù)性。

　　2.文字表達(dá)能力

　　所謂秘書人員的文字表達(dá)能力，簡(jiǎn)單地說就是以書面形式表達(dá)思想意圖，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求。較強(qiáng)的文字表達(dá)能力集中體現(xiàn)在以準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體、莊重、樸實(shí)的書面語(yǔ)言，撰寫符合規(guī)范的公文文稿。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具備語(yǔ)法、邏輯、修辭等方面的知識(shí)，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，掌握常用漢字和簡(jiǎn)化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過長(zhǎng)期的實(shí)踐積累將這些知識(shí)綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力并不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、觀察能力和語(yǔ)言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。

　　(二)辦事能力

　　秘書活動(dòng)具有鮮明的事務(wù)性特征，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具體的事務(wù)性工作則主要是由秘書來承擔(dān)的。對(duì)于各職能部門來說，每一個(gè)職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍，因此，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，秘書部門都要管?？傊k事能力是秘書工作的一項(xiàng)最基本、最重要的能力，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個(gè)方面：

　　1.理解領(lǐng)會(huì)能力

　　理解領(lǐng)會(huì)能力是高效辦事的前提?？谡Z(yǔ)信號(hào)的表達(dá)往往同一定的情境有關(guān)，也常因不同的表達(dá)風(fēng)格而使同樣的話具有不同的含義。秘書人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)或別人的發(fā)言中抓住要點(diǎn)、判斷其真實(shí)用意、察覺其言外之音，從對(duì)方的語(yǔ)氣、停頓、眼神、表情和姿勢(shì)中體會(huì)其說話的分量，進(jìn)而抓住矛盾的焦點(diǎn)。全面正確地理解領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖(當(dāng)然也包括其他交往對(duì)象的意圖)，才能將事情辦好。

　　2.觀察分析能力

　　秘書工作可謂千頭萬(wàn)緒，巨細(xì)皆備，所以在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做個(gè)有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)闕工作。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要善于分析問題，把各種事情綜合考慮清楚，分出輕重緩急、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書具備觀察分析能力就能深入實(shí)際，經(jīng)過分析研究提出解決問題的方法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。并且觀察分析能力是秘書工作由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的前提條件。

　　3.應(yīng)變能力

　　應(yīng)變能力是對(duì)突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項(xiàng)能力和綜合素質(zhì)在應(yīng)急狀態(tài)下的臨場(chǎng)發(fā)揮和反映，要求秘書人員必須具備冷靜的頭腦和隨機(jī)應(yīng)變的能力。秘書人員所處理的事務(wù)可以分為兩類：一類是可以事先預(yù)計(jì)和安排的經(jīng)常性事務(wù);另一類是無(wú)法預(yù)計(jì)和安排的突發(fā)性和意外性事件。這種經(jīng)常性與突發(fā)性的矛盾統(tǒng)一是秘書工作的一大特點(diǎn)，它要求秘書人員必須具備敏捷的應(yīng)變能力。事件一旦發(fā)生，秘書人員就能立即投入緊張的工作中。此外，秘書人員還要具備良好的心理素質(zhì)，能夠控制情緒，對(duì)突如其來的事件可以立即作出判斷，采取果斷有力的措施，在不違反原則的前提下進(jìn)行變通處理。

　　(三)社會(huì)交往能力

　　由于秘書工作本質(zhì)上屬于一種服務(wù)性工作，秘書人員需要處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系，所以秘書人員要加強(qiáng)社會(huì)交往能力的培養(yǎng)，具備與各種各樣的人交往的能力。秘書人員要提高社會(huì)交往能力，就需要了解人際交往的基本特點(diǎn)，掌握人際交往的原則和方法，這樣才能處理好同各個(gè)方面的關(guān)系，建立和諧融洽的工作環(huán)境，為順利開展各項(xiàng)工作活動(dòng)創(chuàng)造必要的條件。

　　在人際交往中秘書人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持誠(chéng)實(shí)、謙虛、和氣、大方、端莊、適度的原則。其中，誠(chéng)實(shí)、謙虛、和氣，是做人的態(tài)度問題;大方、端莊是對(duì)儀表的要求;適度是指言行的標(biāo)準(zhǔn)，是風(fēng)度問題。態(tài)度和風(fēng)度是構(gòu)成社會(huì)交往能力的重要因素。

　　秘書人員良好的社會(huì)交往能力要依靠長(zhǎng)期工作實(shí)踐的積累和培養(yǎng)，具體可以從下述幾方面進(jìn)行：一要學(xué)習(xí)和掌握交往對(duì)象的心理狀態(tài);二要樹立高尚的交際品德;三要善于溝通情感并注意行為儀表;四要把握好言行尺度，做到恰到好處。