對于一個秘書工作者而言,一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識,下面是小編整理的中文的文秘專業(yè)知識，歡迎來參考！

　　一、文秘必學(xué)的酒店會議知識：

　　1.會議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動。

　　2.會議的市場規(guī)模：根據(jù)國際大會和會議協(xié)會(icca)統(tǒng)計：以國際會議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個、與會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個，其市場價值超過2800億美圓。

　　3.中國會議市場現(xiàn)狀：

　　1)與國際發(fā)達(dá)的會議市場相比，中國的會議旅游業(yè)尚在起步階段。

　　表現(xiàn)在：

　　a)專業(yè)辦會的組織或公司很少。

　　b)缺乏會議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。

　　2)會議展覽、獎勵旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場

　　3)全國三星級以上的飯店大多具備接待會議的設(shè)施及能力，主要目的地城市具有一批有經(jīng)驗的會展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會議市場發(fā)展的基礎(chǔ)。

　　4.有必要了解酒店會議的基本常識：

　　1)酒店是接待會展的核心接待部門。

　　2)目前大部分的會議市場是以酒店會議占大部分。

　　5.酒店接會議的好處：

　　1)利潤高。因會議旅游者不僅經(jīng)費來源可靠。消費水平較高。一般會議旅游者的平均消費是普通旅游者的三倍。

　　2)有利于擴大酒店的影響，提高酒店的知名度。

　　3)可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場。

　　6.接好酒店會議需注意的要點：

　　1)會議團到前作好準(zhǔn)備。

　　2)第一天會議團到時最容易出問題，需特別關(guān)注會議團。

　　3)作好會議的溝通協(xié)調(diào)工作。

　　4)每天對清帳目。

　　5)隨時關(guān)注客人的意見，并及時反映給相關(guān)人員。

　　6)注意會議價格的保密性。

　　7)熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。

　　8)監(jiān)督和落實會議的各項安排。

　　9)會議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評價。

　　10)總結(jié)會議接待中的問題及好的經(jīng)驗。

　　7.會議室常見的擺臺：

　　1)戲院式2)課桌式

　　3)u型4)回型5)橢圓型6)長方行7)會見式8)圓桌式9)

　　雞尾酒式10)舞臺式11)t型臺

　　8.會議常見的設(shè)施及工具

　　1)屏幕2)投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3)錄像機4)vcd5)音響6)話筒(有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng))7)鐳射筆8)幻燈機9)講臺10)臺11)夾紙板12)大白板13)簽到臺14)名片缽15)馬克筆16)鉛筆17)信簽18)會議桌椅19)插線板20)彩電21)橫幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席臺26)盆景27)鮮花28)背景板30)隔板31)燈光照明32)同聲翻譯系統(tǒng)。

　　9.會議常見的用餐形式：

　　1)圓桌式2)自助式3)雞尾酒會3)零點4)外賣

　　二、文秘必學(xué)的日程會議流程常識

　　1.會議文件資料的立卷歸檔

　　1)會議文件的收集整理工作

　　(1)確定會議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會議文件的渠道。

　　(3)運用收集文件的不同方法。

　　2)會議文件的立卷歸檔

　　把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報、會議報道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

　　2.會議經(jīng)費結(jié)算工作

　　(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。

　?、賾?yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　?、趹?yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　?、廴缬眯庞每ㄊ召M，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。

　?、荛_具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款的方法和時間。

　　3.安排與會人員返程

　　案例

　　天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

　　1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

　　(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。

　　2.幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備

　　(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

　　(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會者托運大件物品。

　　4.會議總結(jié)

　　總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)?？冃Э荚u標(biāo)準(zhǔn)是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評價的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

　　(1)會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查?？偨Y(jié)工作的方法如下。

　　①檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。

　　②檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。

　　③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

　?、芤钥偨Y(jié)經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。

　　(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。

　?、偈欠窬哂姓匍_會議的必要。

　?、跁h準(zhǔn)備得是否充分。

　?、圩h程是否科學(xué)合理。

　?、苤鞒秩说哪芰λ?。

　　⑤是否嚴(yán)格控制了會議人數(shù)。

　　⑥與會人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。

　　三、文秘必學(xué)的會議座次安排常識

　　一、關(guān)于會議主席臺座次的安排

　　(1)主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

　　(2)主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。

　　可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會的座次排列圖：

　　(3)幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

　　(4)對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。

　　主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

　　主席臺人數(shù)為偶數(shù)時

　　二、關(guān)于宴席座次的安排

　　宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、儀式的座次安排

　　簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。

　　四、關(guān)于乘車的座次安排

　　小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

　　乘車座次安排

　　五、合影座次安排與主席臺安排相同。

　　附：會議座位安排

　　長條桌

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方席

　　沙發(fā)室

　　1.與外賓會談

　　注：a為主方，b為客方

　　2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方領(lǐng)導(dǎo)