從接到來客通知后，接待工作就開始進(jìn)入準(zhǔn)備工作階段。這是整個接待工作的重要環(huán)節(jié)，下面是小編為大家整理公關(guān)接待禮儀準(zhǔn)備，希望對您有所幫助，歡迎大家閱讀參考學(xué)習(xí)!

關(guān)于公關(guān)接待的準(zhǔn)備

1了解客人基本情況

接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達(dá)的日期、所乘車次、航班和到達(dá)時間，然后將上述情況及時向主管人員匯報，并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項準(zhǔn)備工作。

2確定迎送規(guī)格

按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送;亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

3布置接待環(huán)境

良好的環(huán)境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進(jìn)行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關(guān)本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

確保安全

會展由于具有人員密集、外來人員較多的特點，安全就成為會展第一要務(wù)。具體包括以下內(nèi)容。

(1)人身安全

曾經(jīng)發(fā)生的火災(zāi)、踩踏事件、食物中毒等都是會展的警示燈，這方面可以聯(lián)合當(dāng)?shù)氐木胶椭驹刚邘椭脖Ｒ黄鹂刂?。會展服?wù)人員要事先預(yù)計好會展可能出現(xiàn)的意外，防患于未然。例如，正確估計參展人員的數(shù)量，檢查電路隱患，選用正規(guī)信譽(yù)好的食品供應(yīng)商等。

(2)財務(wù)安全

會展在吸引大量專業(yè)和非專業(yè)的參觀者的同時，也會吸引來自世界各地的不法之徒，會展服務(wù)人員要注意保護(hù)參展人員的財務(wù)安全，特別是一些重要展品的存放和看管要有專人負(fù)責(zé)。

(3)資料安全

會展資料安全涉及范圍很廣，從會議角度說主要包括內(nèi)部會議的內(nèi)容、各種文件的討論稿、備選的決策方案、會議記錄等，涉及經(jīng)濟(jì)方面的數(shù)字和人事問題，重要的會議召開的時間、地點、出席的人員等。從展覽的角度說主要包括產(chǎn)品的核心技術(shù)、內(nèi)部構(gòu)造，以及會展開始前各展臺的布置與風(fēng)格及主要展品等。會展服務(wù)人員要做好會議--工作，確保會展期間各項秘密的安全。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，制定一整套的保密措施，如會議的文件要準(zhǔn)確地劃分保密等級，必要時可規(guī)定只能在會場內(nèi)閱看，離開會場時收回;注意檢查會場上擴(kuò)錄音設(shè)備及通信線路，防止泄密;對來賓加強(qiáng)保密紀(jì)律和保密觀念教育，必要時采用現(xiàn)代的電子屏蔽技術(shù);復(fù)印機(jī)、印刷機(jī)等印廢的會展文件及底稿，應(yīng)指定地點存放，妥善保管，在會后或在一定時間內(nèi)指定專人銷毀;會展前嚴(yán)格限制到場人員，明確不準(zhǔn)拍照、錄像，必要時和相關(guān)人員簽訂保密合同。

公關(guān)禮儀常識

公關(guān)禮儀是人們從事公關(guān)活動的行為規(guī)范。由于公關(guān)禮儀是建立在業(yè)緣基礎(chǔ)上的現(xiàn)代禮儀，因而它除了遵循人類共同應(yīng)有的交往原則外，還應(yīng)注意以下幾個方面的原則。

(一)禮儀的系統(tǒng)整體原則

禮儀是一個完整體系，幾千年來已經(jīng)無所不包，因而在對外交往和公關(guān)交往中，我們一定不能忽視它的整體性，并注意采集信息應(yīng)完整，因為來賓或合作對象的性別、年齡、國籍、州籍、民族、宗教、信仰、職業(yè)都決定了他適應(yīng)并喜好什么樣的禮儀接待，搞錯一個環(huán)節(jié)都可能招來“100-1=0”的效果。

(二)公平對等原則

“投之以桃，報之以李”，“禮尚往來”，社會交往中每個人都希望得到尊重，傲慢，冷漠，或曲意逢迎，都會被視為不禮貌。應(yīng)公平大方，不卑不亢，主動友好，熱情又有所節(jié)制。

(三)遵時守約原則

現(xiàn)代社會社會節(jié)奏加快、遵時守約更為重要，無論什么理由，不遵時守約都是不禮貌的，再正當(dāng)?shù)睦碛墒Ъs后也應(yīng)道謙。

(四)尊重習(xí)俗原則與風(fēng)俗禁忌原則

“十里不同風(fēng)、八里不同俗”，到什么山唱什么歌，“進(jìn)門見禮，出門問忌”，這些有益的格言都說明尊重各地不同風(fēng)俗與禁忌的重要性。特別是對外交往中不懂外國禁忌，不懂不同民族的禁忌，可能會造成不愉快的后果。

(五)和諧適度原則

使用禮儀一定要具體情況具體分析，因人、因事、因時、因地而恰當(dāng)處理。

(六)外事禮賓順序原則