信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時(shí)至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實(shí)用的交流方式之一。這里給大家分享一些關(guān)于，供大家參考。

寫作信函

寫作公務(wù)信函時(shí)，一定要對信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個(gè)具體問題，尤須認(rèn)真對待。

1.抬頭

一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

抬頭的基本內(nèi)容包括稱謂語與提稱語，二者均應(yīng)根據(jù)具體對象具體對待，力求恰如其分。

一是稱謂語準(zhǔn)確。在寫作信函抬頭時(shí)，應(yīng)以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時(shí)，下列四點(diǎn)必須注意：

其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務(wù)信函中，寫錯(cuò)收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時(shí)可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。

其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時(shí)候，以有關(guān)單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。

其三，可以使用中性名詞稱呼收信者。當(dāng)不清楚收信者的性別時(shí)，以 董事長 、 經(jīng)理 、 主任 、 首席代表 等毋須辨別性別的中性稱呼去稱呼對方是比較穩(wěn)妥的。

其四，切忌濫用稱呼。初次致信他人時(shí)，千萬不要濫用稱呼。諸如 先生 、 小姐 一類的稱呼，在不清楚收信者性別時(shí)就不宜采用。不能圖省事，以 先生/小姐 去稱呼收信者。不要亂用 閣下 、 老板 、 有關(guān)人士 這一類專用性稱呼。

二是提稱語到位。在稱謂語之前，有時(shí)需要使用提稱語。所謂提稱語，意即提高稱謂語的詞語。在公務(wù)信函里使用提稱語，關(guān)鍵是要到位。在一般情況下，公務(wù)信函里最標(biāo)準(zhǔn)的提稱語是 尊敬的 。平常的公務(wù)信函，不使用提稱語亦可。在社交場合所使用的 尊鑒 、 臺鑒 、 鈞鑒 等古典式提稱語以及在涉外場合所使用的 親愛的 、 我的 等西洋式提稱語，在普通的公務(wù)信函中一般均不宜使用。

通知函?

通知函，又稱告知函。它主要用以向外界通報(bào)某項(xiàng)事務(wù)處理的具體情況，或是某項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體進(jìn)展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發(fā)揮聯(lián)絡(luò)函的作用。寫作通知函時(shí)，應(yīng)注意下列五個(gè)要點(diǎn)：?一是重在介紹客觀情況。通知函的主要作用，是向有關(guān)方面通報(bào)事態(tài)的發(fā)展、變化，而并非就此展開討論或進(jìn)行爭論。?二是注意介紹的連續(xù)性。在介紹當(dāng)前狀況時(shí)，通知函要注意與此前函件的呼應(yīng)，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。?三是通報(bào)己方今后計(jì)劃。在介紹客觀事態(tài)的同時(shí)，亦應(yīng)告知收信者己方的對策以及已經(jīng)采取的行動。?四是促進(jìn)彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動收信方與寄信方的合作。?五是表達(dá)含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對方參與，在表達(dá)上都要委婉含蓄。要力戒語氣生硬，強(qiáng)人所難，或者嘮嘮叨叨。

聯(lián)絡(luò)函

聯(lián)絡(luò)函，又稱保持接觸函，它是平時(shí)用以培養(yǎng)客戶關(guān)系、與客戶保持聯(lián)絡(luò)的一種專用信函。使用聯(lián)絡(luò)函的目的，不僅意在證明自己的存在，而且也是為了與客戶保持接觸，并借此培養(yǎng)對方對自己的好感，加深對方對自己的印象。一般而言，應(yīng)當(dāng)定期向客戶寄發(fā)聯(lián)絡(luò)函。寫作聯(lián)絡(luò)函，通常有以下五個(gè)要點(diǎn)應(yīng)當(dāng)注意：

一是尋找適當(dāng)?shù)娜バ沤杩?。這樣一來，就不會讓對方覺得不可思議。祝賀節(jié)日、生日，寄送簡報(bào)，都是不錯(cuò)的借口。

二是扼要介紹自己的狀況。向?qū)Ψ酵▓?bào)自己及所在單位的發(fā)展變化，可以使對方對自己及所在單位加深了解。

三是要表達(dá)對對方的關(guān)注。在介紹自己的狀況之前，可以先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己誠摯的關(guān)心。例如，可告知自己對對方成就的了解，或?yàn)榇俗ＹR對方等等。

四是相機(jī)表示合作的意圖。在聯(lián)絡(luò)函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對方進(jìn)行進(jìn)一步交往、合作的意圖。

五是靈活掌握友善的分寸。聯(lián)絡(luò)函并非直奔主題的業(yè)務(wù)函，因此其篇幅宜短，語氣宜友善，主題宜放在聯(lián)絡(luò)之上。