（二）收文程序

    收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理。

    1.登記。各級行政機關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對所收公文進(jìn)行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標(biāo)題、密級、領(lǐng)導(dǎo)批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴(yán)格分清。登記的基本要求是準(zhǔn)確、詳實。

    2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦意見應(yīng)簡明扼要，并可隨同附上與來文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導(dǎo)參看。

    批辦即機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。

    3.承辦。承辦即基層公務(wù)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應(yīng)隨收隨辦，當(dāng)時或當(dāng)天辦結(jié)；急件也應(yīng)隨收隨辦；限時處理的公文當(dāng)以規(guī)定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應(yīng)盡快辦理。

    4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對本機關(guān)各承辦部門的公文處理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查。各級行政機關(guān)應(yīng)建立健全機關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。

    信函禮儀

    信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應(yīng)用極為廣泛的書面交流形式。對于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。

    盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節(jié)擬就公務(wù)信函的格式和內(nèi)容、回復(fù)和保存等方面需要嚴(yán)格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務(wù)信函的書寫方法。

    一、內(nèi)容與格式

    信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內(nèi)容必須完整無缺，其表述必須準(zhǔn)確清楚，如果信函的內(nèi)容不夠完整，表述不夠規(guī)范，甚至詞不達(dá)意，就難以準(zhǔn)確有效地傳遞信息，進(jìn)而延誤公務(wù)的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。

    而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點就在于要嚴(yán)格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內(nèi)容。沒有完整而準(zhǔn)確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。

    公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。

    （一）箋文格式

    箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

    1.抬頭。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨成行?；鶎庸珓?wù)員在書寫公務(wù)信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用于關(guān)系一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間采用字號稱呼是較為正規(guī)、講究的做法。

    稱呼之前，可加一些適當(dāng)?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之后亦可加一些適當(dāng)?shù)奶岱Q詞。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應(yīng)用“尊鑒”，對平輩應(yīng)用“惠鑒”，對晚輩應(yīng)用“青鑒”，對女性應(yīng)用“涉鑒”，等等。

    2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應(yīng)于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應(yīng)單獨成段。

    公務(wù)信函的啟詞應(yīng)力求篇幅簡短，不可過于??隆２捎謾澳?謾幣煥嗟募蚵云舸士墑怪?晌??氖拙洌??槐氐ザ萊啥巍

    3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉(zhuǎn)行后頂格書寫。

    正文雖是公務(wù)信函的“主心骨”，但亦應(yīng)力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌???鑼隆⑼享橙叱ぃ?踔鏈?zhǔn)不存熲、文矚g蘊狻

    正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語言的樸實是基層公務(wù)員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對交往對象的尊重。如果語言過于粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。

    4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達(dá)的祝愿、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。一是應(yīng)酬語，即箋文結(jié)尾特以一兩句話結(jié)束正文的語句。應(yīng)酬語應(yīng)當(dāng)簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應(yīng)字斟句酌，具體對象具體對待。

    祝詞的書寫格式要求較嚴(yán)。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格后書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置于正文末句之后，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

    5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的附問或?qū)懶耪邔κ招耪哳I(lǐng)導(dǎo)或同事的致意，則應(yīng)另起一行書寫，或直接寫于署名之后。

    一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

    6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結(jié)束。

    附言應(yīng)在署名與日期之后另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。