通知一般用于上級(jí)對(duì)下級(jí)組織對(duì)成員布置工作傳達(dá)事情及召集會(huì)議等。通知就其形式而言，可分為書(shū)面通知和口頭通知兩種形式.對(duì)通知的考查側(cè)重于對(duì)通知格式及通知正文時(shí)態(tài)的應(yīng)用等方面。寫(xiě)好一份通知，需要掌握下面三點(diǎn)：

　　一、通知的形式

　　通知有多種分類(lèi)。從形式上可分為書(shū)面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書(shū)面通知強(qiáng)調(diào)語(yǔ)句簡(jiǎn)練，用詞貼切，用語(yǔ)書(shū)面化;而口頭通知比較靈活簡(jiǎn)練，用詞表達(dá)可隨便些，較為口語(yǔ)化。

　　二、通知的結(jié)構(gòu)

　　通知一般由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成。標(biāo)題部分包括常用標(biāo)題語(yǔ)和發(fā)出通知的單位名稱(chēng);正文包括事情、通知對(duì)象、要求、時(shí)間(有時(shí)還包括地點(diǎn))等;結(jié)尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將notice(每個(gè)字母都大寫(xiě))寫(xiě)在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱(chēng)可以寫(xiě)在notice上面，也可以寫(xiě)在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫(xiě)在通知正文的左下角。

　　三、通知的書(shū)寫(xiě)

　　1.發(fā)出通知的單位和對(duì)象在一般情況下用第三人稱(chēng)，如要求同學(xué)們按時(shí)到會(huì)，不說(shuō)“we must to…”或“you should…”，而應(yīng)寫(xiě)成：all the students are requested to be there on time.

　　2.在語(yǔ)言上，口頭通知的句型應(yīng)該做到口語(yǔ)化，多用簡(jiǎn)單句和祈使句，語(yǔ)言上盡可能用精煉的文字表達(dá)明確的信息。通知中提及的事情都是計(jì)劃要做的，時(shí)態(tài)多用將來(lái)時(shí)，語(yǔ)態(tài)多用被動(dòng)式。

　　在句式上，常以“boys and girls/ladies and gentlemen”等作為稱(chēng)呼語(yǔ)。開(kāi)頭常用句式是“may i have your attention，please?/attention，please./i've got some- thing important to say./i'm very glad to tell you that.../please be quiet,everyone! i have something to say./i have some good news for you!/there will be a talk tomor row./the sports meeting will be held.../it has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結(jié)尾處常用句式“please be there on time”并以“that's all. thank you”作為客套結(jié)束語(yǔ)。

　　3.書(shū)面通知常以布告形式張貼或?qū)懺诓几媾?、黑板上，把事情通知到有關(guān)人員等。為醒目起見(jiàn)，標(biāo)題的每個(gè)字母可以用大寫(xiě)(如notice)。一開(kāi)頭需要交代說(shuō)明何事(what)、何地(where)、何時(shí)(when)、何人(who)。

　　4.在句式寫(xiě)法上必須注意以下幾點(diǎn)：①盡可能用精煉的文字表達(dá)明確的信息，多用簡(jiǎn)單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往著重對(duì)活動(dòng)內(nèi)容、對(duì)象進(jìn)行說(shuō)明，多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如“the class meeting will be held…”(班會(huì)將舉行……)等等;③通知是要求下級(jí)成員該做什么或注意什么，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進(jìn)行的，故多用將來(lái)時(shí)態(tài)。

　　簡(jiǎn)而言之，一份好的書(shū)面通知應(yīng)具備以下三點(diǎn)：

　　1.四多一少。四多：被動(dòng)語(yǔ)態(tài)多，將來(lái)時(shí)態(tài)多，簡(jiǎn)單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語(yǔ)少。

　　2.通知的開(kāi)頭要交代清楚活動(dòng)的內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間和地點(diǎn)。我們稱(chēng)之為四

　　“w”。即：what，who，when，where.

　　3.層次清晰。一個(gè)層次表達(dá)一件事，切忌在一個(gè)句子中表達(dá)多件事情。